Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішенням зборів суддів
Брусилівського районного суду Житомирської області
№ 1 від 01.04.2025 року
Засади використання автоматизованої системи документообігу
у Брусилівському районному суді Житомирської області
1.1. Засади використання автоматизованої системи документообігу у Брусилівському районному суді Житомирської області (далі – Засади) визначають правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду.
1.2. Правовою підставою для розроблення цих Засад є вимоги Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі –Положення), Інструкції з діловодства у місцевих та апеляційних судах України, затвердженої наказом ДСА України від 20.08.2019 №814 (зі змінами на час їх затвердження) (далі – Інструкція), а також Закони України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.
1.3. Засади враховують можливість здійснення суддями функцій з відправлення правосуддя з урахуванням штатної чисельності суддів, наявної у суді кількості залів судових засідань, раціонального використання робочого часу як з метою належної підготовки суддів до розгляду справ, так і з метою виконання повноважень, що безпосередньо не пов’язані з відправленням правосуддя (проведення узагальнення судової практики, здійснення адміністративних повноважень тощо). Інші питання,що стосуються здійснення автоматизованого розподілу справ та функціонування автоматизованої системи документообігу, що прямо не врегульовані цими Засадами, регулюються Положенням про автоматизовану систему документообігу суду.
1.4 Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.
1.5 Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.
2.1.Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в Брусилівському районному суді Житомирської області визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
Налаштування автоматизованого робочого місця користувача автоматизованої системи у відповідності до функціональних обов'язків та прав доступу, визначених наказом керівника апарату суду, здійснює технічний адміністратор (головний спеціаліст).
Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.
2.2 Користувачі автоматизованої системи відповідно до їх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.
Редагування інформації в автоматизованій системі здійснюється уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи в разі виявлення неточностей, технічних описок або неповноти даних.
Користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, зокрема здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
- одразу після реєстрації відповідної судової справи в КП «Д-3» здійснюється автоматизований розподіл та переміщення справи головуючому судді;
- матеріали справи передаються головуючому судді в кінці робочого дня відповідно до реєстру, але не пізніше наступного дня, в окремих випадках, категорія справи, що передбачає негайний розгляд передаються невідкладно.
2.3. Використання КЕП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» ". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання КЕП, від отримання та використання КЕП з будь-яких підстав не допускається.
2.4 Користувачі автоматизованої системи зобов'язані виконувати вимоги Засад та Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
2.5. Персональну відповідальність за забезпечення належної організації функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду, а за забезпечення її належного технічного функціонування - технічний адміністратор (головний спеціаліст).
2.6. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.
3.1 Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
В Брусилівському районному суді Житомирської області визначення судді або колегії суддів для розгляду конкретної справи здійснюється автоматизованою системою шляхом:
- автоматизованого розподілу судових справ під час реєстрації відповідної судової справи;
- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;
- повторний автоматизований розподіл судових справ;
3.2. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:
- за два місяці до закінчення повноважень судді;
- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки судді ,якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);
- за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів ( за наявності наказу голови суду)
- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п»яти до тринадцяти календарних днів ( за наявності наказу голови суду);
- у період відпустки судді;
- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше п»ти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);
- під час тимчасової непрацездатності судді;
- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);
- у разі перебування судді в нарадчій кімнаті більше 2 діб;
- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.
3.3. Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
4.1 Автоматизований розподіл судових справ в Брусилівському районному суді Житомирської області здійснюється в день їх реєстрації між усіма працюючими суддями, які мають повноваження для здійснення процесуальних дій, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи уповноваженими особами апарату суду, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ з урахуванням спеціалізації слідчого судді та спеціалізації здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.
4.2 Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.
4.3 Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами здійснення автоматизованого розподілу судових справ, визначеними підпунктами 2.3.4 – 2.3.9 Положення із врахуванням, рекомендованих коефіцієнтів складності справ за категоріями, затверджених Рішенням Ради суддів України № 46 від 09.06.2016 року. (Додаток 1).
4.4 В Брусилівському районному суді визначено коефіцієнт навантаження щодо розгляду справ усім суддям – 100%, враховуючи суддів, що перебувають на адміністративних посадах.
4.5 Кримінальні провадження відносно обвинувачення неповнолітніх осіб розподіляються автоматизованою системою між суддями, які визначені зборами суддів Брусилівського районного суду Житомирської області для розгляду таких справ.
4.6 Повноваження слідчих суддів покладено на всіх суддів Брусилівського районного суду Житомирської області з дотриманням принципу незмінюваності слідчого судді по одному кримінальному провадженню.
4.7. Якщо заяву, скаргу, клопотання по одному кримінальному провадженню розподілено слідчому судді під час перебування його у відпустці, відрядженні, тимчасовій непрацездатності тощо ( ігнорування табелю програмою «Д-3») у випадках, якщо строк відсутності слідчого судді впливає на порушення строків розгляду судових справ та матеріалів такі матеріали підлягають повторному автоматизованому розподілу.
У випадку тимчасової непрацездатності, відрядження, відпустки тощо слідчого судді на строк, що не призводить до порушення строків вирішення справи, повторний автоматизований розподіл не проводиться.
4.8 Матеріали, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та /або розгляду в неробочі дні слідчими суддями розподіляти відповідно до графіка чергувань суддів, затвердженого головою суду. Також після завершення робочого часу підлягають розгляду слідчими суддями невідкладні судові розгляди в порядку КПК України.
4.9 В разі відсутності двох суддів та наявності обставин, передбачених п.2.3.3. Положення про автоматизовану систему документообігу суду передавати в неавтоматичному режимі категорії справ, а саме невідкладні судові розгляди в порядку КПК тому судді, який знаходиться на робочому місці та відправляє правосуддя.
4.10 У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.
У разі, коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення.
4.11 Збори суддів суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.
4.12 Збори суддів суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:
у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);
у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);
у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.48 пункту 2.3 Положення.
які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та /або розгляду в неробочі дні;
які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки (підпункт 2.3.41 пункту 2.3 Положення)
4.13 Табель обліку робочого часу в автоматизованій системі документообігу суду заповнює керівник апарату суду, в разі відсутності ( відпустка, відрядження, хвороба) заступник керівника апарату суду перед проведенням автоматизованого розподілу судових справ, зокрема:
- відмітка у табелі про причини тимчасової відсутності судді «Відпустка», «Відрядження» проводиться на підставі наказу голови суду( судді, який виконує його обов»язки) про відрядження чи надання відпустки судді.
- відмітка про причини тимчасової відсутності судді «Хвороба» проводиться на підставі усного повідомлення судді керівнику апарату ( заступнику керівника апарату) , про його непрацездатність, підтвердженого в подальшому належно оформленим листком непрацездатності.
4.14 Для забезпечення внесення достовірних даних до автоматизованої системи документообігу Брусилівського районного суду Житомирської області секретарем судових засідань, за участю якого розглядаються матеріали кримінального провадження, під час якої суддя виходить до нарадчої кімнати для ухвалення рішення на тривалий час( більше 2 діб), складається службова записка з зазначенням дати та часу виходу судді до нарадчої кімнати, а після його повернення службова записка з зазначенням дати та часу закінчення судового засідання по справі (відповідно до журналу судового засідання), яка невідкладно передається працівнику канцелярії суду відповідальному за реєстрацію вхідної кореспонденції, який в свою чергу невідкладно передає її під розписку керівнику апарату суду ( заступнику керівника апарату) для внесення відповідних даних до автоматизованої системи.
Дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.
4.15 Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється у випадках та за правилами підпунктів 2.3.49 - 2.3.54 пункту 2.3 Положення.
4.16 Передача судової справи раніше визначеному у судовій справі судді проводиться щодо:
- клопотань (подань, скарг), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР);
- судових справ, що надійшли із судів апеляційної та касаційної інстанції після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;
- заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;
- заяви про перегляд заочного рішення;
- заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;
- матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;
- зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;
- заяв про відновлення втраченого судового провадження;
- заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;
- заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;
- позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;
- справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;
- справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання.
4.18 Раніше визначеним суддею у справі в контексті пункту 4.17 Засад вважається суддя, якого було визначено головуючим суддею у справі з часу надходження справи до суду та до направлення справи до суду вищої інстанції для її апеляційного розгляду.
4.19 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (відсторонення від посади, тривале відрядження, тривала відпустка, довготривале перебування на лікарняному тощо), якщо відсутність головуючого судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством, судові справи, які мають бути передані раніше визначеному головуючому судді з підстав, передбачених в п.4.17 Засад, на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки) можуть бути передані на повторний автоматизований розподіл. Електронний примірник розпорядження керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки) вноситься до автоматизованої системи, засвідчується ЕЦП та зберігається в статусі «Оригінал».
4.20 Невирішені судові справи за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду, що додається до матеріалів справи, передаються для повторного автоматизованого розподілу виключно у разі, коли суддя у передбачених законом випадках, не може продовжувати розгляд справи.
4.21 Знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів, відповідно до Положення фіксуються актами, складеними комісією під головуванням керівника апарату (особи, яка виконує його обов’язки) із зазначенням у них дати, часу настання та закінчення дії відповідних обставин, причин виникнення, заходів, вжитих для їх усунення.
4.22. Автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у пункті 4.21 цих Засад обставин.
4.23 У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад один робочий день, справи, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян, розподіляються головою суду в порядку хронології надходження із зазначенням дати та часу та в порядку черговості рівномірно між суддями.
4.24. Не пізніше наступного робочого дня після усунення обставин, зазначених у пункті 4.23 Засад, до автоматизованої системи вноситься передбачена Положенням інформація із зазначенням у хронологічному порядку номера та дати фактичного надходження кореспонденції до суду, а також інформація про її розподіл.
5.1 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду Брусилівського районного суду Житомирської області набирають чинності з наступного дня, після затвердження їх рішенням зборів суддів Брусилівського районного суду та вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
5.2 У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Брусилівського районного суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду .
5.3 Засади використання автоматизованої системи документообігу суду оприлюднюються на офіційному веб-сайті Брусилівського районного суду Житомирської області не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.
_03_03.png)
